Poleg tega, da je izstavljanje e-računov za nekatere stranke obvezno, je lahko tudi sicer zelo koristno. Na ta način namreč lahko poenostavimo svoje poslovanje, se izognemo nekaterim komplikacijam, prihranimo veliko časa in tudi denarja. Seveda pa je treba naprej poskrbeti za to, da lahko e-račune enostavno pripravljamo in z njimi znamo poslovati.
E-računi marsikomu povzročajo preglavice, saj poznamo različne vrste elektronskih računov. Zelo pomembno je, da jih ne enačimo. Ločimo predvsem dve vrsti:
- Elektronski račun, ki je le običajen račun v obliki digitalne datoteke
- E-račun, ki je posebej pripravljen elektronski račun v skladu z veljavnimi standardi
Uporablja se lahko oboje, če znamo te možnosti dobro izkoristiti. A pozor, včasih moramo uporabljati pravi e-račun, takšni računi pa po navadi vključujejo tudi kopijo računa v berljivi digitalni obliki, čemur bi lahko rekli elektronski račun. Če pripravimo le račun v digitalni obliki, torej kot dokument na računalniku, to ne bo nujno dovolj.
Kdaj je potrebno izstavljanje e-računov?
E-računi niso strogo zahtevani in mnoga podjetja brez težav poslujejo tudi z običajnimi digitalnimi računi ali še vedno z računi na papirju. Je pa to odvisno od tega, s katerimi strankami poslujemo, saj je včasih zahtevano izstavljanje e-računov.
Najbolj značilna je uporaba e-računov za proračunske uporabnike. Proračunski uporabniki morajo uporabljati račune v tej obliki, prav tako morajo e-račune pripravljati podjetja, ki poslujejo s proračunskimi uporabniki. Če imamo raznolik portfelj kupcev, potem lahko uporabljamo različne vrste oziroma oblike računov, lahko pa seveda tudi za druge stranke uporabljamo e-račune, četudi to ni zahtevano.
Poslovanje z e-računi ima določene zahteve, ki jih je treba upoštevati. O tem se lahko pozanimamo pri računovodskem servisu ali drugih strokovnjakih, nenazadnje tudi pri Upravi za javna plačila.
Kakšne prednosti ima izstavljanje e-računov?
Na prvi pogled bi si morda mislili, da gre le za nepotrebne komplikacije. A izkaže se, da so e-računi zelo koristni in lahko pomagajo pri optimizaciji poslovnih procesov za praktično vsa podjetja. To so namreč računi, ki sledijo določenim standardom, vedno imajo enako obliko in odgovarjajo zahtevam pri elektronskem poslovanju.
V praksi to pomeni, da nam e-računi omogočajo avtomatizacijo poslovanja. Takšni računi so oblikovani tako, da jih lahko programska oprema učinkovito obdeluje. Lahko jih enostavno uvozimo v računovodske programe in v spletno banko, lahko se samodejno knjižijo in plačujejo. Tudi samo izstavljanje e-računov se opravlja s pomočjo računalniškega programa, tako da lahko brez težav izkoristimo prednosti, ki jih ima takšna oblika računa.
Kako se opravi izstavljanje e-računov?
Res pa je, da se bo treba najprej prepričati, da lahko pripravljamo e-račune. Za to potrebujemo računovodski program, ki generira račun glede na avtomatsko zbrane in vpisane podatke. Postopek je podoben kot pri pripravi drugih računov, še vedno moramo vpisati tiste ključne podatke, ki jih program ne more pridobiti sam. Na podlagi vpisanih podatkov se račun nato pripravi sam, dobimo tri datoteke:
- E-račun
- Ovojnico e-računa
- Kopijo računa v običajni digitalni obliki
Že takoj, ko se opravi izstavljanje e-računov, lahko program sam posreduje datoteke prejemniku, lahko jih izvozi v spletno banko ali preko e-poti. Uredimo lahko različne načine avtomatizirane obdelave takšnih računov.