V manjših podjetjih s prejetimi računi ni veliko dela, v večjih podjetjih pa imamo bistveno več obveznosti in zato potrebujemo tudi program za vodenje prejetih računov. To je pravzaprav tudi zakonska zahteva, torej nimamo veliko prostora za kompromise. Poskrbeti moramo za to, da imamo nad prejetimi računi popoln nadzor.
Navsezadnje pa je pametno imeti pregled nad prejetimi računi tudi zato, da imamo vpogled v statistiko svojega poslovanja in lahko spremljamo prihodke in odhodke podjetja. Le tako bomo vedeli, kako uspešno poslujemo, kje so možnosti za prihranke in kje nastajajo največji stroški. Namesto, da bi se s tem ukvarjali sami, bo delo opravil program za vodenje prejetih računov.
Kako nam pomaga program za vodenje prejetih računov?
Ponudba programske opreme na tem področju je dokaj pestra, orodja pa se po svojih funkcijah lahko precej razlikujejo. A gotovo bo imel vsak program za prejete račune možnost shranjevanja dokumentov v digitalnem formatu, na enem mestu bomo imeli celotno dokumentacijo, kar je morda celo zahtevano.
Nadalje pa se lahko program za vodenje prejetih računov izkaže še z mnogimi drugimi koristnimi funkcijami. Nudi nam vpogled v poslovno dokumentacijo, ob tem morda že sam pripravlja tudi pomembne statistične podatke. Prejete račune lahko filtriramo in grupiramo, razvrščamo glede na podjetje, znesek, vrsto, datum … S temi podatki si lahko zelo pomagamo, čeprav gre za precej osnovne funkcije.
Napredni programi omogočajo različne možnosti izvoza podatkov, pripravljajo evidence in poskrbijo za knjiženje računov v skladu s predpisi. Odlično se povezujejo z računovodskimi sistemi in lahko podjetju pomagajo tudi na drugih področjih.
Program za vodenje prejetih računov uporabljamo tudi za izdajanje računov
Običajno so programi, ki nam omogočajo delo s prejetimi računi, še veliko bolj vsestranski. Na drugi strani recimo ponujajo funkcije za delo z izdanimi računi. Najpomembnejša naloga je bržkone prav izdajanje računov, s tem imamo sami največ dela.
Tak program za vodenje prejetih računov nam torej ponuja številne koristne funkcije na enem mestu. Ni nujno, da bomo vse te funkcije potrebovali, je pa zelo koristno predvsem to, da imamo na enem mestu popoln nadzor nad svojim poslovanjem. Vedno imamo vpogled v stanje in evidence, nekateri programi omogočajo tudi pripravo koristnih poročil in projekcij. V večjih podjetjih se uporabljajo napredni sistemi, ki pokrivajo vse mogoče aspekte poslovanja, tako da to še zdaleč ni le program za vodenje prejetih računov.
Program za vodenje prejetih računov pomaga pri računovodstvu
Za tiste podjetnike, ki ne sodelujejo z računovodskim servisom, je programska oprema za delo z računi povsem neprecenljiva, saj to delo opravljajo sami. A večina podjetnikov ima svoj računovodski servis, ki jih na tem področju zelo razbremeni. Tudi pri sodelovanju z računovodskimi strokovnjaki pa lahko izkoristimo pomoč napredne programske opreme.
Mnogi programi za delo z računi namreč omogočajo povezavo z računovodskimi sistemi, tako da ima naš računovodski servis enostaven dostop do dokumentacije in podatkov, ki jih potrebuje za delo. Tako nam program za vodenje prejetih računov v vsakem primeru olajša poslovanje, morda bodo računovodske storitve zaradi tega tudi nekoliko cenejše.