Za vsako podjetje tudi prejeti račun prinaša nekaj dodatnega dela, ne le stroškov, s katerimi račune običajno povezujemo. Najbolje bi bilo, da se znesek kar samodejno trga z bančnega računa in z računi sploh nimamo dela, a za tak učinek je treba marsikaj postoriti. Da bo upravljanje računov bolj enostavno, se običajno poslužujemo računovodskih programov, ki imajo tudi te funkcije. Večino procesov je možno avtomatizirati, tako da bo poslovanje veliko bolj enostavno, z računi ne bo toliko dela, zmanjšamo pa tudi tveganja za kakšne pomote.

Vnaprej se moramo prepričati le, da izbrani program res ponuja te funkcije. Pri delu s prejetimi računi imamo namreč nekaj pomembnih opravil, ki jih ne smemo zanemariti:

  • Priprava plačilnih nalogov
  • Knjiženje v glavno knjigo
  • Zapis v davčne evidence

Nekatera podjetja imajo še druge naloge pri delu s prejetimi računi, tako da se najbolje izkaže dober računovodski program, ki je dovolj fleksibilen in ga je možno prilagoditi zahtevam uporabnika.

Prejeti računi z dobrim programom ne bodo povzročali težav

Dober računovodski program ima funkcionalnosti, ki so vezane prav na prejete račune. Pomembno je predvsem to, da je možno pripraviti plačilne naloge in tudi s plačili ne bo težav. Običajno ciljamo na to, da bodo prejeti računi kar samodejno pretvorjeni v plačilne naloge, ki se lahko takoj uvozijo v spletno banko in se tudi samodejno plačajo. To je praviloma najboljša rešitev za podjetja, ki želijo poslovati elegantno, brez težav in dodatnega dela.

Hitro se torej rešimo zamudnega dela, ki ga včasih prinašajo prejeti računi. Včasih je že avtomatizirano plačilo povsem dovolj, da s prejetimi računi v celoti opravimo, seveda pa imamo predvsem v večjih podjetjih pogosto tudi nekatere dodatne obveznosti. Tudi za to poskrbijo računovodski programi, še posebej v večjih poslovnih sistemih.

Kakšne obveznosti še postavljajo prejeti računi?

Zelo pomembno je recimo to, da se prejeti računi ustrezno knjižijo, da imamo pregled nad svojimi odhodki. Pri izdajanju računov to običajno ni problem in vsak enostaven računovodski program ponuja pregled računov. Pri prejetih računih pa takšne funkcionalnosti niso samoumevne. Treba bo izbrati pravi program in morda tudi urediti nastavitve, da bomo vodili ustrezno evidenco prejetih računov. Seveda pa tudi to ponujajo sodobni programi, ki jih uporabljamo za ta namen.

Poleg internih evidenc moramo upoštevati še zahteve za poročanje finančnemu uradu in drugim interesentom. Tudi te obveznosti nam nalagajo veliko dela, če jih ne moremo preložiti na računalniški program. Na srečo lahko računamo na to, da bomo dobili dober program, v katerem se prejeti računi samodejno knjižijo in zapisujejo v ustrezne evidence.

Programi za izdane in prejete račune

Kje torej najti tak program? Ponudba je dokaj široka in pogosto se lahko kar sami odločamo med programi glede na to, katere funkcionalnosti ponujajo. Še bolj pametno pa je, da najdemo program, s katerim lahko posluje tudi naš računovodski servis. Tako se bomo povsem uskladili in prejeti računi gotovo ne bodo povzročali kakšnih težav. Na ta način dobimo napredne programe, ki dobro opravijo z vsemi računovodskimi obveznostmi.

Dodaj odgovor

Vaš e-naslov ne bo objavljen. * označuje zahtevana polja